L'importance des audits de copropriété

La complexité de la gestion quotidienne d'une copropriété, quelle que soit sa taille, exige une professionnalisation de la méthodologie de gestion employée. Les questions juridiques qui se posent aux administrateurs requièrent que toutes les actions du syndic et de l'équipe d'administration soient guidées par le professionnalisme, l'intégrité et la cohérence avec les décisions des assemblées, et démontrent la probité des administrateurs.
Au cours de l'année, il est recommandé de réaliser des audits périodiques des comptes, livres, factures et actes administratifs de la gestion de la copropriété, facilitant ainsi la justification auprès des résidents. Lors de l'Assemblée Générale annuelle pour réviser le montant des charges de copropriété, le sujet est toujours controversé auprès des résidents, et la soumission des calculs et des besoins financiers à un processus d'audit indépendant apporte la sécurité à toute la communauté concernée quant à la correction des montants proposés et à la probité de l'administration.
Conformément à la norme ABNT NBR ISO 19011:2018, l'audit est un processus systématique, indépendant et documenté pour obtenir des preuves objectives et les évaluer objectivement, afin de déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits. Par conséquent, la réalisation d'un audit de copropriété doit être menée de manière indépendante, par une entreprise sans liens avec la copropriété ou ses résidents, qui a la liberté de signaler d'éventuelles non-conformités par rapport aux justifications des dépenses et aux actions décidées lors des assemblées auprès des résidents.
Il incombe à l'auditeur d'évaluer, mois par mois, les factures des produits et services achetés et contractés par la gestion, ainsi que d'évaluer les actions et les délais des activités décidées dans les procès-verbaux des assemblées. À la fin de l'audit, qui doit être effectué périodiquement, la gestion de la copropriété reçoit un rapport avec l'avis de l'auditeur sur le respect ou non des décisions y rapportées, ainsi que sur la régularité des dépenses engagées.
Bien qu'il s'agisse d'une décision qui appartient à chaque gestion de copropriété, il n'y a pas de fréquence déterminée pour la réalisation des audits. Cependant, plus leur fréquence est élevée, plus les actions correctives deviennent simples et moins l'impact des éventuelles non-conformités sur l'administration est étendu. L'idéal est qu'au moins une fois par an, le cabinet de conseil soit invité à participer à l'assemblée pour présenter les résultats obtenus au cours de l'année et son avis final, indiquant si les comptes et les actes administratifs de la gestion sont recommandés, recommandés avec réserves ou rejetés.
Les audits de copropriété, contrairement aux audits réalisés dans les systèmes de gestion d'entreprises, ne suivent pas de normes spécifiques. Les systèmes de gestion de la qualité, conformes, par exemple, à l'ISO 9001:2015, ou de gestion environnementale, régis par l'ISO 14001:2015, ou de gestion de la santé et de la sécurité au travail, conformément à l'ISO 45001:2018, exigent la réalisation d'audits périodiques pour prouver que le système de gestion est mis en œuvre et maintenu. Ces audits doivent être réalisés par du personnel interne (audits internes) et, au moins une fois par an, par des représentants de l'organisme de certification. Les audits de copropriété, quant à eux, peuvent être réalisés à des fréquences établies par la copropriété elle-même, sans nécessité d'organismes certificateurs ou autres. Les bonnes pratiques de conformité, cependant, recommandent que ces audits soient réalisés de manière indépendante, c'est-à-dire par des professionnels qui ne sont ni résidents ni n'ont de liens personnels ou professionnels avec le syndic, les employés ou les résidents.
La réalisation de tels audits, en plus d'apporter sécurité aux résidents et tranquillité au syndic quant à l'approbation de ses comptes, peut également proposer des améliorations dans la gestion de la copropriété elle-même ; il est très courant que des achats soient effectués à partir d'une seule cotation, ce qui n'est pas recommandé en termes de responsabilité administrative, mais des non-conformités ne peuvent être signalées s'il n'y a pas de procédure formelle établissant cette pratique.
Les audits peuvent être utilisés comme outils d'amélioration, rendant la gestion plus professionnalisée et moins dépendante des décisions et actions personnelles du syndic ; compte tenu des implications juridiques que le syndic peut subir dans sa gestion, il est important que les activités soient documentées et connues de tous, rendant la gestion transparente et adéquate. Il convient de rappeler que, dans de nombreuses copropriétés, le syndic est également un résident et, s'il s'agit d'un syndic professionnel, sa gestion doit être suivie par les résidents sans aucun doute quant à son intégrité.
L'embauche d'un audit professionnel de copropriété est beaucoup plus abordable que ce que l'on imagine, surtout si l'on considère la tranquillité d'esprit que procure la présentation des résultats à l'assemblée des résidents, devenant ainsi un investissement extrêmement viable par rapport à son coût.
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