अपार्टमेंट ऑडिट का महत्व

अपार्टमेंट का दैनिक जीवन, चाहे उसका आकार कुछ भी हो, अपनाई गई प्रबंधन पद्धति के व्यवसायीकरण की मांग करता है। प्रशासकों के सामने आने वाले कानूनी मुद्दे यह आवश्यक बनाते हैं कि अध्यक्ष और प्रबंधन टीम के सभी कार्य व्यावसायिकता, अखंडता और सभाओं के निर्णयों के साथ सामंजस्य पर आधारित हों, साथ ही प्रशासकों की ईमानदारी भी प्रदर्शित हो।
वर्ष के दौरान, अपार्टमेंट प्रबंधन के खातों, पुस्तकों, चालानों और प्रशासनिक कार्यों का आवधिक ऑडिट करना उचित है, जिससे निवासियों के सामने प्रमाण प्रस्तुत करना आसान हो जाता है। अपार्टमेंट शुल्क के मूल्य की समीक्षा के लिए वार्षिक आम सभा में यह हमेशा निवासियों के बीच एक विवादास्पद विषय होता है, और गणनाओं और वित्तीय आवश्यकताओं को एक स्वतंत्र ऑडिट प्रक्रिया में प्रस्तुत करने से इसमें शामिल पूरे समुदाय को प्रस्तावित मूल्यों की शुद्धता और प्रबंधन की ईमानदारी के बारे में सुरक्षा मिलती है।
मानक ABNT NBR ISO 19011:2018 के अनुसार, ऑडिट एक व्यवस्थित, स्वतंत्र और प्रलेखित प्रक्रिया है जिसका उद्देश्य वस्तुनिष्ठ साक्ष्य प्राप्त करना और उसका वस्तुनिष्ठ रूप से मूल्यांकन करना है, ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि ऑडिट मानदंड किस हद तक पूरे होते हैं। इस प्रकार, एक अपार्टमेंट ऑडिट एक स्वतंत्र तरीके से आयोजित किया जाना चाहिए, एक ऐसी कंपनी द्वारा जिसका अपार्टमेंट या उसके निवासियों से कोई संबंध न हो, और जिसे खर्चों के प्रमाण और निवासियों के साथ सभाओं में लिए गए निर्णयों के संबंध में किसी भी गैर-अनुरूपता को इंगित करने की स्वतंत्रता हो।
ऑडिटर का काम प्रबंधन द्वारा खरीदे गए उत्पादों और सेवाओं के चालानों का, साथ ही सभाओं के कार्यवृत्त में तय की गई गतिविधियों की कार्रवाइयों और समय-सीमा का, महीने-दर-महीने मूल्यांकन करना है। ऑडिट के अंत में, जिसे आवधिक रूप से किया जाना चाहिए, अपार्टमेंट प्रबंधन को एक रिपोर्ट प्राप्त होती है जिसमें वहां बताई गई निर्णयों के अनुपालन या गैर-अनुपालन के बारे में ऑडिटर की राय होती है, साथ ही किए गए खर्चों की ईमानदारी भी होती है।
हालांकि यह प्रत्येक अपार्टमेंट प्रबंधन का निर्णय है, ऑडिट करने की कोई निर्धारित आवृत्ति नहीं है। हालांकि, उनकी आवृत्ति जितनी अधिक होगी, सुधारात्मक कार्रवाई उतनी ही सरल होगी और गैर-अनुरूपताओं का प्रशासन पर प्रभाव उतना ही कम होगा। आदर्श रूप से, कम से कम वर्ष में एक बार परामर्श को सभा में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाना चाहिए ताकि वर्ष के दौरान प्राप्त परिणामों और उनकी अंतिम राय को प्रस्तुत किया जा सके, कि क्या प्रबंधन के खाते और प्रशासनिक कार्य अनुशंसित हैं, कुछ आरक्षणों के साथ अनुशंसित हैं, या अस्वीकृत हैं।
अपार्टमेंट ऑडिट, कंपनियों में प्रबंधन प्रणालियों में किए गए ऑडिट के विपरीत, विशिष्ट मानकों का पालन नहीं करते हैं। गुणवत्ता प्रबंधन प्रणालियाँ, उदाहरण के लिए ISO 9001:2015 के अनुरूप, या पर्यावरण प्रबंधन, ISO 14001:2015 द्वारा शासित, या स्वास्थ्य और व्यावसायिक सुरक्षा प्रबंधन, ISO 45001:2018 के अनुसार, प्रबंधन प्रणाली लागू और बनाए रखी जा रही है, इसके प्रमाण के लिए आवधिक ऑडिट की आवश्यकता होती है। ऐसे ऑडिट आंतरिक कर्मियों (आंतरिक ऑडिट) द्वारा और, वर्ष में कम से कम एक बार, प्रमाणन निकाय के प्रतिनिधियों द्वारा किए जाने चाहिए। दूसरी ओर, अपार्टमेंट ऑडिट स्वयं अपार्टमेंट द्वारा स्थापित आवृत्तियों पर किए जा सकते हैं, बिना प्रमाणन निकायों या अन्य की आवश्यकता के। हालांकि, अच्छे अनुपालन प्रथाएं अनुशंसा करती हैं कि ऐसे ऑडिट स्वतंत्र रूप से किए जाएं, यानी ऐसे पेशेवरों द्वारा जो निवासी न हों और न ही अध्यक्ष, कर्मचारियों या निवासियों के साथ व्यक्तिगत या पेशेवर संबंध रखते हों।
ऐसे ऑडिट करने से निवासियों को सुरक्षा और अध्यक्ष को उनके खातों की मंजूरी के संबंध में मन की शांति मिलती है, साथ ही अपार्टमेंट प्रबंधन में सुधार का प्रस्ताव भी मिल सकता है; यह बहुत आम है कि खरीद केवल एक कोटेशन से की जाती है, जो प्रशासनिक जिम्मेदारी के लिए अनुशंसित नहीं है, लेकिन यदि इस अभ्यास को स्थापित करने वाली कोई औपचारिक प्रक्रिया नहीं है तो गैर-अनुरूपताओं को इंगित नहीं किया जा सकता है।
ऑडिट का उपयोग सुधार के उपकरण के रूप में किया जा सकता है, जिससे प्रबंधन अधिक पेशेवर और अध्यक्ष के व्यक्तिगत निर्णयों और कार्यों पर कम निर्भर हो जाता है; अध्यक्ष अपनी प्रबंधन में जो कानूनी निहितार्थ झेल सकते हैं, उन्हें देखते हुए, यह महत्वपूर्ण है कि गतिविधियों का दस्तावेजीकरण किया जाए और सभी को ज्ञात हो, जिससे प्रबंधन पारदर्शी और उपयुक्त हो। यह याद रखने योग्य है कि कई अपार्टमेंटों में, अध्यक्ष एक निवासी भी होता है और, यदि वह एक पेशेवर अध्यक्ष है, तो उसके प्रबंधन की निवासियों द्वारा उसकी ईमानदारी के बारे में बिना किसी संदेह के निगरानी की जानी चाहिए।
एक पेशेवर अपार्टमेंट ऑडिट को काम पर रखना जितना सोचा जाता है उससे कहीं अधिक सुलभ है, खासकर जब निवासियों की सभा में परिणामों को प्रदर्शित करने में प्राप्त मन की शांति को ध्यान में रखा जाए, जिससे यह अपने लागत के संबंध में एक अत्यंत व्यवहार्य निवेश बन जाता है।
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