La gestione condominiale si sta sempre più professionalizzando, senza margini per l'improvvisazione. Molti condomini, che non optano ancora per amministratori professionisti, mantengono i residenti nelle loro funzioni di gestione, ma indipendentemente dalla forma che i residenti ritengono più adatta per la loro gestione, è necessaria una metodologia di gestione professionale.
Gestire un condominio, oggi, si avvicina alla gestione di un'azienda: poiché l'amministratore ha una serie di responsabilità conferite dal Codice Civile e risponde per gli atti, le spese e la gestione finanziaria e amministrativa del condominio, la sua funzione è molto simile a quella di un manager o di un rappresentante di un'azienda.
Con tante preoccupazioni che affliggono la gestione condominiale, è importante standardizzare e stabilire procedure per le attività di routine da svolgere da parte di dipendenti, fornitori e per il rapporto con i residenti. Oltre a standardizzare le attività quotidiane, tali procedure contribuiscono ad aumentare la sensazione di impersonalità nella gestione e a migliorare le buone pratiche di corporate governance.
Sebbene un amministratore venga eletto per un mandato definito, o un amministratore professionista venga assunto per un periodo stabilito, è importante professionalizzare la gestione attraverso il principio dell'impersonalità, ovvero creare, approvare e seguire procedure standard per attività come l'acquisizione di prodotti e servizi, lo sviluppo e il controllo dei fornitori, le procedure di sicurezza, la gestione della portineria, la manutenzione e la custodia delle aree comuni, la gestione e la registrazione dei reclami dei residenti, la ricezione di pacchi, ecc. In questo modo, l'amministratore non è più responsabile del modo in cui viene registrato un reclamo, ad esempio, poiché chiunque ricopra la funzione seguirà la metodologia già approvata.
L'elaborazione di tali procedure, tuttavia, richiede la mappatura dei processi del condominio, che variano da caso a caso. I condomini verticali differiscono da quelli orizzontali in diversi processi, così come nell'esecuzione di quelli che esistono in entrambi (come la portineria, ad esempio), allo stesso modo in cui ogni processo viene eseguito in modo diverso in ogni condominio (i parametri per la ricezione di pacchi e l'assistenza ai visitatori, ad esempio, possono essere diversi in edifici differenti).
Utilizzare i concetti di sistemi di gestione consolidati, come la norma ISO 9001, facilita la mappatura dei processi in ogni caso. Sebbene non sia necessario seguire i requisiti della norma per un condominio, l'elaborazione delle procedure attraverso la mappatura dei processi da parte di un professionista qualificato ed esperto facilita la sua preparazione e il soddisfacimento delle esigenze dei residenti.
Dal momento in cui si approvano procedure per le attività quotidiane, con il relativo addestramento degli interessati, i dipendenti e i residenti non devono più contattare l'amministratore per risolvere questioni semplici, poiché sono già previste in procedura e la discussione avviene solo sul rispetto o meno delle norme stabilite. Quanto più robusto è l'insieme delle procedure implementate, tanto meno l'amministratore dovrà essere coinvolto in questioni correnti, poiché sia i dipendenti che i residenti conosceranno la metodologia da seguire.
È importante notare che le procedure, descrivendo attività quotidiane, sono gerarchicamente al di sotto del regolamento interno del condominio, senza tuttavia avere la sua burocrazia per la revisione. Le attività amministrative e operative che possono essere descritte in procedure, senza la necessità di modificare il regolamento, possono essere modificate e approvate in modo più semplice.
Definendo la mappatura dei processi del condominio, è importante anche stabilire indicatori di efficacia ed efficienza per ciascuno di essi, consentendo così all'amministratore di effettuare una gestione più professionale senza la necessità di essere coinvolto in questioni di minore impatto. Come in un'azienda, il manager deve sapere come sta andando la performance di ciascuno dei processi sotto la sua responsabilità, migliorando così l'efficienza della sua gestione e identificando rapidamente i punti di attenzione che richiedono azioni correttive immediate.
Con processi ben definiti e procedure standardizzate, associate a un insieme di indicatori ben gestiti, è possibile effettuare audit periodici per valutare l'adesione di dipendenti, residenti e visitatori alle procedure stabilite, nonché individuare opportunità di miglioramento. I risultati di questi audit contribuiscono a una migliore divulgazione ai residenti, quando si presenta la performance dei processi durante il periodo valutato.
Una visione professionale sui processi del condominio aiuta a fornire un servizio migliore ai residenti, maggiore tranquillità al team di amministrazione e maggiore regolarità per i fornitori e i prestatori di servizi, poiché con regole chiare e ben stabilite, tutti i fornitori sanno come relazionarsi con l'impresa. Un processo ben stabilito di gestione dei fornitori facilita anche le attività di selezione e omologazione di nuovi fornitori e il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori e dei prestatori di servizi attuali, consentendo all'amministratore di stabilire obiettivi di performance e includere misurazioni periodiche che giustifichino eventuali risoluzioni contrattuali dovute a prestazioni scadenti o mancato rispetto delle clausole contrattuali.
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