マンション管理監査の重要性

マンションの日々の複雑さは、その規模に関わらず、採用されている管理手法の専門化を必要とします。管理者が直面する法的問題は、管理組合長および管理チームのすべての行動が、専門性、誠実さ、および総会決議との整合性に基づいていることを要求します。さらに、管理者の誠実さを示す必要があります。
年間を通じて、管理組合の会計、帳簿、領収書、および管理行為の定期的な監査を実施することが推奨されます。これにより、居住者に対する証明が容易になります。管理費の見直しを行う年次総会では、居住者にとって常に議論の的となる問題であり、計算および財政的必要性を独立した監査プロセスに提出することは、関係者全員に提案された金額の正確性と管理の誠実性に対する安心感をもたらします。
ABNT NBR ISO 19011:2018 規格によれば、監査とは、客観的な証拠を得てそれを客観的に評価し、監査基準が満たされている程度を判断するための、体系的、独立した、文書化されたプロセスです。したがって、マンション監査の実施は、マンションまたはその居住者と関係のない企業によって独立して実施されるべきであり、その企業は、総会で決定された費用証明および行動に関する不適合を指摘する自由を持つべきです。
監査人は、管理者が購入または契約した製品およびサービスの領収書を月ごとに評価し、総会議事録で決定された活動の行動および期限を評価する責任があります。定期的に実施されるべき監査の終了時に、マンション管理者は、そこで報告された決定の遵守状況、および実施された費用の公正さに関する監査人の意見を含む報告書を受け取ります。
マンション管理組合の各管理者の決定ですが、監査の実施頻度に特定の規定はありません。しかし、頻度が高いほど、是正措置は容易になり、潜在的な不適合が管理に与える影響の範囲は小さくなります。理想的には、少なくとも年に一度、コンサルタントが総会に参加し、年間を通じて得られた結果と、管理者の会計および管理行為が推奨されるか、条件付きで推奨されるか、または却下されるかについての最終的な意見を発表することが理想です。
マンション監査は、企業管理システムで実施される監査とは異なり、特定の基準に従っていません。例えば、ISO 9001:2015 に準拠した品質管理システム、ISO 14001:2015 に準拠した環境管理システム、または ISO 45001:2018 に準拠した労働安全衛生管理システムは、管理システムが実装され維持されていることを証明するために定期的な監査の実施を必要とします。これらの監査は、内部担当者（内部監査）によって、また少なくとも年に一度、認証機関の代表者によって実施される必要があります。一方、マンション監査は、認証機関やその他の機関を必要とせず、マンション自体が設定した頻度で実施できます。ただし、コンプライアンスのベストプラクティスは、これらの監査が独立して実施されることを推奨しています。つまり、居住者ではなく、管理組合長、従業員、または居住者と個人的または専門的な関係を持たない専門家によって実施されるべきです。
これらの監査の実施は、居住者に安心感を与え、管理組合長が会計の承認に関して安心できるだけでなく、マンション管理自体の改善を提案することもできます。単一の見積もりから購入が行われることはよくありますが、これは管理責任の観点からは推奨されませんが、この慣行を確立する正式な手順がない場合、不適合を指摘することはできません。
監査は、管理をより専門化し、管理組合長の個人的な決定や行動への依存度を下げるための改善ツールとして使用できます。管理組合長が管理において被る可能性のある法的影響を考慮すると、活動が文書化され、すべての人に知られていることが重要であり、これにより管理が透明で適切になります。多くのマンションでは、管理組合長が居住者でもあることを覚えておく価値があります。また、プロの管理組合長である場合、その管理は居住者によって、その誠実さに関して疑いの余地なく監視されるべきです。
プロのマンション監査を契約することは、想像以上に手頃な価格です。特に、総会への結果の提示で得られる安心感を考慮すると、コストと比較して非常に実行可能な投資となります。
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