マンション管理はますます専門化しており、アマチュアリズムの余地はありません。プロの管理組合員をまだ採用していない多くのマンションでは、住民が管理業務を担当していますが、住民が管理方法として最も適切だと考える方法に関係なく、専門的な管理方法が必要です。
今日のマンション管理は、企業経営に近づいています。管理組合員は民法によって多くの責任を負い、その行動、支出、財務および管理の管理について責任を負うため、その役割は企業の管理者または代理人に非常に似ています。
マンション管理には多くの懸念事項があるため、従業員、サービス提供者、および住民との関係のために実行される日常業務を標準化し、手順を確立することが重要です。日常業務を標準化することに加えて、これらの手順は、管理における非個人的な感覚を高め、コーポレートガバナンスのベストプラクティスを向上させるのに役立ちます。
管理組合員は特定の任期で選出されるか、または専門の管理組合員が所定の期間契約されますが、非個人的な原則を通じて管理を専門化することが重要です。つまり、製品やサービスの購入、サプライヤーの開発と管理、セキュリティ手順、受付管理、共用エリアのメンテナンスと管理、住民からの苦情の受付と記録、荷物の受け取りなどの活動のための標準手順を作成、承認、および遵守することです。このようにして、例えば苦情がどのように記録されるかについて、管理組合員は責任を負わなくなります。なぜなら、その役割に誰がいるかに関わらず、承認された方法論が遵守されるからです。
しかし、これらの手順の作成には、ケースごとに異なるマンションのプロセスをマッピングする必要があります。垂直マンションは水平マンションとは多くのプロセスで異なります。また、両方に存在するプロセス（例えば受付）の実行も同様です。各プロセスはマンションごとに異なる方法で実行されます（例えば、荷物の受け取りや訪問者への対応のパラメータは、異なる建物で異なる場合があります）。
ISO 9001規格のような確立された管理システムの概念を使用すると、各ケースのプロセスをマッピングしやすくなります。マンションで規格の要件を遵守する必要はありませんが、資格のある経験豊富な専門家がプロセスをマッピングして手順を作成すると、準備が容易になり、住民のニーズに対応できます。
日常業務の手順が承認され、関係者がトレーニングを受けると、従業員と住民は簡単な問題を解決するために管理組合員に連絡する必要がなくなります。なぜなら、それらはすでに手順で予測されており、議論は確立された規則の遵守または不遵守のみに関わるからです。実装された手順のセットが堅牢であるほど、従業員と住民は従うべき方法論を知っているため、管理組合員は日常的な問題に関与する必要が少なくなります。
日常業務を記述する手順は、マンションの内部規則よりも階層的に下にあることに注意することが重要ですが、その見直しに関する官僚主義はありません。規則の変更を必要とせずに手順で記述できる管理および運用活動は、より簡単な方法で変更および承認できます。
マンションのプロセスをマッピングすることを定義する際には、各プロセスに有効性と効率性の指標を確立することも重要です。これにより、管理組合員は、影響の少ない問題に関与することなく、より専門的な管理を行うことができます。企業と同様に、管理者は担当する各プロセスのパフォーマンスがどのようになっているかを知る必要があり、これにより管理の効率が向上し、即時の是正措置を必要とする注意点を迅速に特定できます。
明確に定義されたプロセスと標準化された手順、および適切に管理された指標のセットを組み合わせることで、定期的な監査を実施して、従業員、住民、および訪問者が確立された手順を遵守しているかどうかを評価し、改善の機会を特定できます。これらの監査の結果は、評価期間中のプロセスのパフォーマンスを提示する際に、住民へのより良い広報に貢献します。
マンションのプロセスに対する専門的な視点は、住民により良いサービスを提供し、管理チームにより大きな安心感をもたらし、サプライヤーおよびサービス提供者により大きな規則性をもたらすのに役立ちます。明確で確立された規則により、すべてのプロバイダーはエンタープライズとの関係方法を知っています。確立されたサプライヤー管理プロセスは、新しいサプライヤーの選択および承認活動、および現在のサプライヤーおよびサービス提供者のパフォーマンスの監視を容易にし、管理組合員がパフォーマンス目標を設定し、パフォーマンスの低下または契約条項の不遵守による契約解除を正当化する定期的な測定を含めることを可能にします。
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