콘도미니엄 관리가 점점 전문화되면서 아마추어리즘의 여지가 줄어들고 있습니다. 전문 관리인을 고용하지 않는 많은 콘도미니엄은 주민들이 관리직을 맡고 있지만, 주민들이 관리 방식에 대해 가장 적합하다고 생각하는 방식에 관계없이 전문적인 관리 방법론이 필요합니다.
오늘날 콘도미니엄을 관리하는 것은 기업 관리에 가까워집니다. 관리인은 민법에 의해 부여된 일련의 책임을 지고 있으며 콘도미니엄의 행위, 지출 및 재정 및 행정 관리에 대해 책임을 지므로 그의 역할은 기업의 관리자 또는 대리인과 매우 유사합니다.
콘도미니엄 관리에 대한 이러한 많은 우려 사항으로 인해 직원, 서비스 제공업체 및 거주자와의 관계를 위해 수행될 일상 활동에 대한 절차를 표준화하고 수립하는 것이 중요합니다. 일상 활동을 표준화하는 것 외에도 이러한 절차는 관리의 비개인적인 느낌을 높이고 기업 지배 구조의 좋은 관행을 높이는 데 기여합니다.
관리인은 정해진 임기 동안 선출되거나 정해진 기간 동안 고용된 전문 관리인이지만, 비개인성의 원칙을 통해 관리를 전문화하는 것이 중요합니다. 즉, 제품 및 서비스 구매, 공급업체 개발 및 제어, 보안 절차, 경비실 관리, 공용 구역 유지 보수 및 관리, 거주자 불만 처리 및 등록, 소포 수령 등과 같은 활동에 대한 표준 절차를 만들고 승인하고 따르는 것입니다. 이러한 방식으로 관리인은 예를 들어 불만이 어떻게 등록되는지에 대한 책임자가 되지 않습니다. 왜냐하면 그 직책에 있는 사람이 누구이든 이미 승인된 방법론을 따를 것이기 때문입니다.
그러나 이러한 절차를 작성하려면 콘도미니엄의 프로세스를 매핑해야 하며, 이는 경우에 따라 다릅니다. 수직 콘도미니엄은 수평 콘도미니엄과 여러 프로세스에서 다르며, 둘 다 존재하는 프로세스(예: 경비실)의 실행 방식도 다르며, 각 콘도미니엄에서 각 프로세스가 다르게 수행됩니다(예: 소포 수령 및 방문객 응대에 대한 매개변수는 다른 건물에서 다를 수 있습니다).
ISO 9001과 같은 확립된 경영 시스템 개념을 사용하면 각 경우의 프로세스를 매핑하는 데 도움이 됩니다. 콘도미니엄에 대한 표준 요구 사항을 따를 필요는 없지만, 숙련되고 경험이 풍부한 전문가가 프로세스를 매핑하여 절차를 작성하면 준비와 거주자의 요구 사항 충족이 용이해집니다.
일상 활동에 대한 절차가 승인되고 관련 당사자에 대한 교육이 이루어지는 순간부터 직원과 거주자는 간단한 문제를 해결하기 위해 관리인에게 연락할 필요가 없습니다. 절차에 이미 규정되어 있고 논의는 설정된 규칙의 준수 여부에만 있기 때문입니다. 구현된 절차 세트가 강력할수록 관리인은 일상적인 문제에 덜 관여해야 합니다. 직원과 거주자 모두 따라야 할 방법론을 알기 때문입니다.
일상 활동을 설명하는 절차는 콘도미니엄 내부 규정보다 계층적으로 낮지만, 검토에 대한 관료주의는 없다는 점에 유의하는 것이 중요합니다. 내부 규정 변경 없이 절차로 설명할 수 있는 행정 및 운영 활동은 더 간단하게 변경하고 승인할 수 있습니다.
콘도미니엄 프로세스 매핑을 정의할 때 각 프로세스에 대한 효과 및 효율성 지표를 설정하는 것도 중요합니다. 이를 통해 관리인은 덜 중요한 문제에 관여할 필요 없이 보다 전문적인 관리를 수행할 수 있습니다. 기업과 마찬가지로 관리자는 자신의 책임하에 있는 각 프로세스의 성능이 어떻게 되는지 알아야 하므로 관리 효율성을 개선하고 즉각적인 시정 조치가 필요한 주의 지점을 신속하게 식별할 수 있습니다.
잘 정의된 프로세스와 표준화된 절차, 잘 관리되는 지표 세트와 결합하면 정기적인 감사를 수행하여 직원, 거주자 및 방문객이 설정된 절차를 준수하는지 평가하고 개선 기회를 지적할 수 있습니다. 이러한 감사 결과는 평가 기간 동안 프로세스 성능을 제시할 때 거주자에게 더 나은 정보를 제공하는 데 기여합니다.
콘도미니엄 프로세스에 대한 전문적인 시각은 거주자에게 더 나은 서비스를 제공하고, 관리 팀에게 더 많은 평온을 제공하며, 공급업체 및 서비스 제공업체에게 더 많은 규정 준수를 제공하는 데 도움이 됩니다. 명확하고 잘 확립된 규칙을 통해 모든 제공업체는 해당 시설과 관계를 맺는 방법을 알고 있습니다. 잘 확립된 공급업체 관리 프로세스는 신규 공급업체 선정 및 승인 활동과 현재 공급업체 및 서비스 제공업체의 성능 모니터링을 용이하게 하여 관리인이 성능 목표를 설정하고 열악한 성능 또는 계약 조항 미준수로 인한 계약 해지를 정당화하는 정기적인 측정을 포함할 수 있습니다.
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