公寓审计的重要性

无论规模大小，公寓日常事务的复杂性都要求对采用的管理方法实行专业化。管理者面临的法律问题要求业主委员会主任和管理团队的所有行动都以专业性、诚信以及与会议决定的一致性为准则，同时也要体现管理者的廉洁。
一年中，建议对公寓管理的账目、账簿、发票和行政文件进行定期审计，从而便于向住户提供证明。在每年重新审议物业费金额的业主大会上——这是住户之间始终有争议的话题——将计算和财务需求提交给独立的审计过程，能让所有相关住户对拟议金额的正确性以及管理的廉洁感到放心。
根据 ABNT NBR ISO 19011:2018 标准，审计是一个系统的、独立的、成文的过程，用于获取客观证据并对其进行客观评估，以确定审计准则得到满足的程度。因此，公寓审计必须以独立的方式进行，由与公寓或其住户没有关联的公司实施，该公司有权指出与住户在业主大会上决定的费用凭证和行动有关的任何不符合项。
审计师的任务是逐月评估管理方购买和签订的商品与服务的发票，并评估业主大会会议纪要中所决定活动的执行情况和时限。审计应定期进行，审计结束时，公寓管理方会收到一份报告，其中包含审计师对报告中所列决定是否得到执行以及所发生支出是否合规的意见。
虽然是否开展审计由各公寓的管理方自行决定，但审计频率并没有固定规定。然而，频率越高，纠正措施就越简单，任何不符合项对管理的影响范围也就越小。理想的做法是，至少每年一次邀请咨询公司参加业主大会，公布一年来取得的成果及其最终意见，即管理方的账目和行政文件是"无保留意见"、"保留意见"还是"否定意见"。
公寓审计与企业管理系统中的审计不同，不遵循特定的标准。例如，符合 ISO 9001:2015 的质量管理体系、依据 ISO 14001:2015 实施的环境管理体系，以及符合 ISO 45001:2018 的职业健康安全管理体系，都要求进行定期审计，以证明管理体系已实施并持续运行。此类审计必须由内部人员（内部审计）进行，并且至少每年一次由认证机构的代表进行。而公寓审计可以按照公寓自行确定的频率进行，无需认证机构或其他机构。不过，良好的合规实践建议此类审计以独立的方式进行，即由既非住户、又与业主委员会主任、工作人员或住户没有个人或职业关系的专业人员来实施
开展此类审计，除了给住户带来安全感、让业主委员会主任在账目获得通过时感到安心之外，还可以为公寓自身的管理提出改进建议；通常采购会基于单一报价进行，从行政责任的角度来看这并不可取，但如果没有正式程序规定这种做法，就无法指出不符合项。
审计可以作为改进工具，使管理更加专业化，减少对业主委员会主任个人决定和行动的依赖；考虑到业主委员会主任在其管理中可能面临的法律影响，各项活动应成文并让所有人知晓，从而使管理透明、得当。值得提醒的是，在许多公寓中，业主委员会主任本身也是住户，如果是职业主任，其管理工作应由住户监督，对其廉洁不容置疑。
聘请专业的公寓审计服务比想象中容易负担得多，尤其考虑到向住户大会展示结果时所获得的安心感，因此相对于其成本而言，这是一项极其可行的投资。
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