A gestão de condomínios tem se profissionalizado crescentemente, sem margem para amadorismos. Muitos condomínios, que ainda não optam por síndicos profissionais, mantêm moradores nas suas funções de gestão, mas independente da forma que os moradores considerem mais adequada para seu gerenciamento, é preciso ter uma metodologia profissional de gerenciamento.
Gerenciar um condomínio, hoje em dia, aproxima-se à gestão de uma empresa: visto que o síndico tem uma série de responsabilidades dadas pelo Código Civil e responde pelos atos, gastos e pela gestão financeira e administrativa do condomínio, sua função assemelha-se muito à do gestor ou preposto de uma empresa.
Com tantas preocupações que acometem a gestão condominial, é importante padronizar e estabelecer procedimentos para as atividades rotineiras a serem realizadas por funcionários, prestadores de serviço e para o relacionamento com os moradores. Além de padronizar as atividades cotidianas, tais procedimentos contribuem para aumentar a sensação de impessoalidade na gestão e para aumentar as boas práticas de governança corporativa.
Embora um síndico seja eleito para um mandato definido, ou um síndico profissional contratado por um período estabelecido, é importante profissionalizar a gestão através do princípio da impessoalidade, ou seja, criar, aprovar e seguir procedimentos padrão para atividades como aquisição de produtos e serviços, desenvolvimento e controle de fornecedores, procedimentos de segurança, gestão de portaria, manutenção e zeladoria de áreas comuns, atendimento e registro de reclamações de moradores, recebimento de encomendas, etc. Desta forma, o síndico deixa de ser o responsável pela forma como uma reclamação é registrada, por exemplo, pois qualquer que seja a pessoa na função a metodologia já aprovada será seguida.
A elaboração de tais procedimentos, no entanto, requer o mapeamento dos processos do condomínio, que variam de caso a caso. Condomínios verticais diferem dos horizontais em diversos processos, assim como na execução daqueles que existam em ambos (tais como portaria, por exemplo), da mesma forma que cada processo é realizado de forma diferente em cada condomínio (os parâmetros para recebimento de encomendas e atendimento a visitas, por exemplo, podem ser diferentes em prédios distintos).
Utilizar os conceitos de sistemas de gestão consagrados, como a norma ISO 9001, facilita o mapeamento dos processos em cada caso. Embora não seja necessário seguir os requisitos da norma para um condomínio, a elaboração dos procedimentos através do mapeamento dos processos por um profissional qualificado e experiente facilita sua preparação e o atendimento das necessidades dos moradores.
A partir do momento em que se aprovam procedimentos para atividades cotidianas, com o respectivo treinamento dos envolvidos, os funcionários e moradores não precisam mais acionar o síndico para resolver questões simples, pois já estão previstas em procedimento e a discussão se dá apenas pelo cumprimento ou não das normas estabelecidas. Quanto mais robusto for o conjunto de procedimentos implementados, menos o síndico precisará se envolver em questões corriqueiras, pois tanto funcionários quanto moradores saberão a metodologia a ser seguida.
Importante notar que os procedimentos, por descreverem atividades cotidianas, estão hierarquicamente abaixo do regimento interno do condomínio, sem, no entanto, ter a burocracia deste para sua revisão. As atividades administrativas e operacionais que podem ser descritas em procedimentos, sem a necessidade de alteração do regimento, podem ser alteradas e aprovadas de forma mais simples.
Ao definir o mapeamento dos processos do condomínio, é importante também estabelecer indicadores de eficácia e eficiência para cada um deles, possibilitando assim ao síndico fazer um gerenciamento mais profissional sem a necessidade de se envolver em questões de menor impacto. Assim como em uma empresa, o gestor precisa saber como está o desempenho de cada um dos processos sob sua responsabilidade, melhorando assim a eficiência da sua gestão e identificando rapidamente os pontos de atenção que requerem ações corretivas imediatas.
Com processos bem definidos e procedimentos padronizados, associados a um conjunto de indicadores bem gerenciados, é possível realizar auditorias periódicas para avaliar a aderência de funcionários, moradores e visitantes aos procedimentos estabelecidos, bem como apontar oportunidades de melhorias. Os resultados destas auditorias contribuem para uma melhor divulgação aos moradores, quando se apresenta o desempenho dos processos durante o período avaliado.
Uma visão profissional sobre os processos do condomínio ajuda a prover um melhor serviço para os moradores, maior tranquilidade para a equipe de administração e maior regularidade para os fornecedores e prestadores de serviço, pois com regras claras e bem estabelecidas, todos os prestadores sabem como se relacionar com o empreendimento. Um processo bem estabelecido de gestão de fornecedores facilita também as atividades de seleção e homologação de novos fornecedores e o acompanhamento do desempenho dos fornecedores e prestadores de serviços atuais, possibilitando ao síndico estabelecer metas de desempenho e incluir medições periódicas que justifiquem eventuais rescisões contratuais devido ao seu mau desempenho ou não cumprimento de cláusulas contratuais.
Contate-nos para uma reunião de avaliação, podemos customizar um pacote de processos, procedimentos e indicadores de desempenho que atenda às necessidades do seu condomínio. Nossos serviços podem incluir a elaboração da documentação, treinamento e divulgação para moradores, funcionários e fornecedores, elaboração de indicadores e auditorias periódicas. Temos pacotes que podem ser adaptados às necessidades do seu condomínio!
