تتطلب التعقيدات اليومية في أي اتحاد ملاك، بغض النظر عن حجمه، احترافية في منهجية الإدارة المستخدمة. المسائل القانونية التي تواجه المديرين تتطلب أن تكون جميع إجراءات المالك والموظفين الإداريين مبنية على الاحترافية والنزاهة والاتساق مع قرارات الجمعيات، بالإضافة إلى إظهار الأمانة لدى المديرين.
خلال العام، يُنصح بإجراء عمليات تدقيق دورية للحسابات والكتب والفواتير والإجراءات الإدارية لإدارة اتحاد الملاك، مما يسهل إثباتها أمام السكان. في الجمعية العمومية السنوية لمراجعة قيمة رسوم اتحاد الملاك، يكون هذا الموضوع دائمًا مثيرًا للجدل بين السكان. وتقديم الحسابات والاحتياجات المالية لعملية تدقيق مستقلة يوفر الأمان للمجتمع بأكمله المعني بشأن صحة القيم المقترحة وأمانة الإدارة.
وفقًا للمعيار ABNT NBR ISO 19011:2018، فإن التدقيق هو عملية منهجية ومستقلة وموثقة للحصول على أدلة موضوعية وتقييمها بموضوعية، لتحديد مدى تلبية معايير التدقيق. لذلك، يجب إجراء تدقيق اتحاد الملاك بشكل مستقل، من قبل شركة ليس لها علاقة بـ اتحاد الملاك أو سكانه، ولديها حرية الإشارة إلى أي عدم امتثال فيما يتعلق بإثبات النفقات والإجراءات التي تم اتخاذها في الجمعيات مع السكان.
يجب على المدقق تقييم، شهرًا بعد شهر، فواتير المنتجات والخدمات التي تم شراؤها والتعاقد عليها من قبل الإدارة، وكذلك تقييم إجراءات ومواعيد الأنشطة التي تم تحديدها في محاضر الجمعيات. في نهاية التدقيق، الذي يجب أن يتم بشكل دوري، تتلقى إدارة اتحاد الملاك تقريرًا يتضمن رأي المدقق حول ما إذا كانت القرارات المذكورة قد تم الوفاء بها أم لا، بالإضافة إلى نزاهة النفقات التي تم تكبدها.
على الرغم من أن هذا قرار يعود لكل إدارة اتحاد ملاك، إلا أنه لا يوجد تواتر محدد لإجراء عمليات التدقيق. ومع ذلك، كلما زاد تكرارها، أصبحت الإجراءات التصحيحية أبسط وكان تأثير أي عدم امتثال على الإدارة أقل. الوضع المثالي هو أن تتم دعوة الاستشارة، مرة واحدة على الأقل في السنة، للمشاركة في الجمعية لتقديم النتائج التي تم الحصول عليها خلال العام ورأيها النهائي، وما إذا كانت حسابات الإدارة والإجراءات الإدارية موصى بها، أو موصى بها مع تحفظات، أو مرفوضة.
تختلف عمليات تدقيق اتحادات الملاك عن عمليات التدقيق التي تتم في أنظمة إدارة الشركات، ولا تتبع معايير محددة. تتطلب أنظمة إدارة الجودة، المتوافقة، على سبيل المثال، مع ISO 9001:2015، أو إدارة البيئة، التي تحكمها ISO 14001:2015، أو إدارة الصحة والسلامة المهنية، وفقًا لـ ISO 45001:2018، إجراء عمليات تدقيق دورية لإثبات أن نظام الإدارة قد تم تنفيذه وصيانته. يجب أن يتم إجراء عمليات التدقيق هذه من قبل موظفين داخليين (تدقيق داخلي) ، وعلى الأقل مرة واحدة في السنة، من قبل ممثلي هيئة التصديق. أما تدقيق اتحادات الملاك فيمكن إجراؤه بترددات يحددها اتحاد الملاك نفسه، دون الحاجة إلى هيئات تصديق أو غيرها. ومع ذلك، فإن أفضل ممارسات الامتثال توصي بإجراء هذه التدقيقات بشكل مستقل، أي من قبل مهنيين ليسوا من السكان ولا تربطهم علاقات شخصية أو مهنية بالمالك أو الموظفين أو السكان.
إن إجراء مثل هذه التدقيقات، بالإضافة إلى توفير الأمان للسكان والراحة للمالك فيما يتعلق بالموافقة على حساباته، يمكن أن يقترح أيضًا تحسينات في إدارة اتحاد الملاك نفسها؛ من الشائع جدًا إجراء عمليات شراء بناءً على عرض أسعار واحد، وهو أمر غير مستحسن لأغراض المسؤولية الإدارية، ولكن لا يمكن الإشارة إلى عدم الامتثال إذا لم يكن هناك إجراء رسمي يحدد هذه الممارسة.
يمكن استخدام عمليات التدقيق كأدوات تحسين، مما يجعل الإدارة أكثر احترافية وأقل اعتمادًا على القرارات والإجراءات الشخصية للمالك؛ بالنظر إلى التبعات القانونية التي يمكن أن يتعرض لها المالك في إدارته، من المهم توثيق الأنشطة وجعلها معروفة للجميع، مما يجعل الإدارة شفافة ومناسبة. تجدر الإشارة إلى أنه في العديد من اتحادات الملاك، يكون المالك أيضًا أحد السكان، وإذا كان مالكًا محترفًا، فيجب متابعة إدارته من قبل السكان دون شك فيما يتعلق بنزاهته.
إن التعاقد مع تدقيق احترافي لاتحاد الملاك أقل تكلفة بكثير مما قد يبدو، خاصة عند النظر في الراحة التي يتم الحصول عليها في عرض النتائج لجمعية السكان، مما يجعله استثمارًا قابلاً للتطبيق للغاية فيما يتعلق بتكلفته.
اتصل بنا واكتشف خدماتنا، لدينا باقات يمكن تخصيصها لتلبية احتياجات اتحاد الملاك الخاص بك!