تتجه إدارة المجمعات السكنية نحو الاحترافية المتزايدة، ولا مجال للهواة. العديد من المجمعات السكنية، التي لا تزال لا تختار مديري عقارات محترفين، تحتفظ بالسكان في أدوارهم الإدارية، ولكن بغض النظر عن الطريقة التي يراها السكان أكثر ملاءمة لإدارتهم، فمن الضروري وجود منهجية إدارة احترافية.
إدارة مجمع سكني، في الوقت الحاضر، تقترب من إدارة شركة: نظرًا لأن مدير العقار لديه مجموعة من المسؤوليات التي يحددها القانون المدني ويتحمل مسؤولية الأفعال والنفقات والإدارة المالية والإدارية للمجمع السكني، فإن دوره يشبه إلى حد كبير دور المدير أو الممثل لشركة.
مع كل هذه الاهتمامات التي تشغل إدارة المجمع السكني، من المهم توحيد الإجراءات وتحديدها للأنشطة الروتينية التي يجب أن يقوم بها الموظفون ومقدمو الخدمات وللعلاقة مع السكان. بالإضافة إلى توحيد الأنشطة اليومية، تساهم هذه الإجراءات في زيادة الشعور بالحيادية في الإدارة وتعزيز ممارسات الحوكمة المؤسسية الجيدة.
على الرغم من أن مدير العقار يتم انتخابه لفترة محددة، أو يتم التعاقد مع مدير عقار محترف لفترة معينة، فمن المهم إضفاء الطابع المهني على الإدارة من خلال مبدأ الحيادية، أي إنشاء واعتماد واتباع إجراءات قياسية لأنشطة مثل شراء المنتجات والخدمات، وتطوير ومراقبة الموردين، وإجراءات السلامة، وإدارة البوابات، وصيانة ورعاية المناطق المشتركة، والاستجابة وتسجيل شكاوى السكان، واستلام الطرود، وما إلى ذلك. بهذه الطريقة، لم يعد مدير العقار هو المسؤول عن كيفية تسجيل شكوى، على سبيل المثال، لأنه بغض النظر عن الشخص الذي يشغل المنصب، سيتم اتباع المنهجية المعتمدة بالفعل.
ومع ذلك، يتطلب وضع هذه الإجراءات رسم خرائط لعمليات المجمع السكني، والتي تختلف من حالة إلى أخرى. تختلف المجمعات السكنية العمودية عن الأفقية في العديد من العمليات، وكذلك في تنفيذ تلك العمليات الموجودة في كليهما (مثل البوابات، على سبيل المثال)، بنفس الطريقة التي يتم بها تنفيذ كل عملية بشكل مختلف في كل مجمع سكني (قد تختلف معايير استلام الطرود واستقبال الزوار، على سبيل المثال، في المباني المختلفة).
يؤدي استخدام مفاهيم أنظمة الإدارة المعترف بها، مثل معيار ISO 9001، إلى تسهيل رسم خرائط العمليات في كل حالة. على الرغم من أنه ليس من الضروري اتباع متطلبات المعيار للمجمع السكني، فإن وضع الإجراءات من خلال رسم خرائط العمليات بواسطة متخصص مؤهل وذو خبرة يسهل إعدادها وتلبية احتياجات السكان.
منذ اللحظة التي يتم فيها اعتماد إجراءات للأنشطة اليومية، مع التدريب المناسب للأشخاص المعنيين، لم يعد الموظفون والسكان بحاجة إلى الاتصال بمدير العقار لحل المشكلات البسيطة، لأنها مدرجة بالفعل في الإجراءات ويتم النقاش فقط حول الامتثال للقواعد المعمول بها أو عدم الامتثال لها. كلما كانت مجموعة الإجراءات المنفذة أكثر قوة، قل حاجة مدير العقار للانخراط في القضايا الروتينية، حيث سيعرف كل من الموظفين والسكان المنهجية التي يجب اتباعها.
من المهم ملاحظة أن الإجراءات، لوصفها الأنشطة اليومية، تقع هرميًا تحت اللائحة الداخلية للمجمع السكني، دون أن يكون لها، مع ذلك، البيروقراطية الخاصة بها للمراجعة. يمكن تغيير واعتماد الأنشطة الإدارية والتشغيلية التي يمكن وصفها في الإجراءات، دون الحاجة إلى تعديل اللائحة، بطريقة أبسط.
عند تحديد رسم خرائط عمليات المجمع السكني، من المهم أيضًا تحديد مؤشرات الفعالية والكفاءة لكل منها، مما يتيح لمدير العقار إجراء إدارة أكثر احترافية دون الحاجة إلى الانخراط في قضايا ذات تأثير أقل. كما هو الحال في الشركة، يحتاج المدير إلى معرفة أداء كل عملية من العمليات التي تقع تحت مسؤوليته، مما يحسن كفاءة إدارته ويحدد بسرعة نقاط الاهتمام التي تتطلب إجراءات تصحيحية فورية.
مع عمليات محددة جيدًا وإجراءات موحدة، جنبًا إلى جنب مع مجموعة من المؤشرات المُدارة جيدًا، من الممكن إجراء عمليات تدقيق دورية لتقييم مدى التزام الموظفين والسكان والزوار بالإجراءات المعمول بها، بالإضافة إلى تحديد فرص التحسين. تساهم نتائج عمليات التدقيق هذه في نشر أفضل للمقيمين، عند تقديم أداء العمليات خلال الفترة المقيمة.
تساعد الرؤية المهنية لعمليات المجمع السكني في تقديم خدمة أفضل للسكان، ومزيد من الطمأنينة لفريق الإدارة، ومزيد من الانتظام للموردين ومقدمي الخدمات، لأنه مع قواعد واضحة ومحددة جيدًا، يعرف جميع مقدمي الخدمات كيفية التعامل مع المشروع. كما أن عملية إدارة الموردين الراسخة تسهل أنشطة اختيار واعتماد الموردين الجدد ومراقبة أداء الموردين ومقدمي الخدمات الحاليين، مما يتيح لمدير العقار وضع أهداف للأداء وإدراج قياسات دورية تبرر أي إنهاء للعقود بسبب سوء أدائهم أو عدم الامتثال لبنود العقد.
اتصل بنا لعقد اجتماع تقييم، يمكننا تخصيص حزمة من العمليات والإجراءات ومؤشرات الأداء التي تلبي احتياجات مجمعك السكني. يمكن أن تشمل خدماتنا وضع الوثائق والتدريب والنشر للسكان والموظفين والموردين، ووضع المؤشرات وعمليات التدقيق الدورية. لدينا حزم يمكن تكييفها مع احتياجات مجمعك السكني!