Die Bedeutung von Eigentumswohnungs-Audits

Die Komplexität des täglichen Lebens in einer Eigentumswohnung, unabhängig von ihrer Größe, erfordert eine Professionalisierung der eingesetzten Managementmethoden. Die rechtlichen Fragen, mit denen sich die Verwalter konfrontiert sehen, verlangen, dass alle Handlungen des Verwalters und des Verwaltungsteams von Professionalität, Integrität und Kohärenz mit den Entscheidungen der Versammlungen geprägt sind und die Rechtschaffenheit der Verwalter belegen.
Im Laufe des Jahres ist es ratsam, regelmäßige Audits der Konten, Bücher, Rechnungen und Verwaltungsakte der Eigentumswohnungsverwaltung durchzuführen, um die Nachweise gegenüber den Bewohnern zu erleichtern. Auf der jährlichen Hauptversammlung zur Überprüfung der Höhe der Hausgeldzahlungen ist dies stets ein kontroverses Thema für die Bewohner. Die Unterwerfung der Berechnungen und finanziellen Bedürfnisse einem unabhängigen Prüfungsverfahren gibt der gesamten beteiligten Gemeinschaft Sicherheit über die Korrektheit der vorgeschlagenen Beträge und die Rechtschaffenheit der Verwaltung.
Gemäß der Norm ABNT NBR ISO 19011:2018 ist eine Prüfung ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung objektiver Nachweise und deren objektiver Bewertung, um den Grad zu bestimmen, in dem die Prüfkriterien erfüllt sind. Daher muss die Durchführung einer Prüfung einer Eigentumswohnung unabhängig von einem Unternehmen durchgeführt werden, das keine Verbindungen zur Eigentumswohnung oder ihren Bewohnern hat und die Freiheit hat, mögliche Nichtkonformitäten in Bezug auf die Nachweise von Ausgaben und in den Versammlungen beschlossene Maßnahmen aufzuzeigen.
Es liegt im Ermessen des Prüfers, monatlich die Rechnungen für Produkte und Dienstleistungen zu bewerten, die von der Verwaltung erworben und vertraglich vereinbart wurden, sowie die Maßnahmen und Fristen der in den Versammlungsprotokollen beschlossenen Aktivitäten zu bewerten. Am Ende der Prüfung, die regelmäßig durchgeführt werden sollte, erhält die Verwaltung der Eigentumswohnung einen Bericht mit dem Gutachten des Prüfers über die Einhaltung oder Nicht-Einhaltung der dort berichteten Entscheidungen sowie über die Ordnungsmäßigkeit der getätigten Ausgaben.
Obwohl dies eine Entscheidung ist, die jeder Eigentumswohnungsverwaltung obliegt, gibt es keine festgelegte Häufigkeit für die Durchführung von Prüfungen. Je häufiger sie jedoch durchgeführt werden, desto einfacher werden Korrekturmaßnahmen und desto geringer ist die Auswirkung möglicher Nichtkonformitäten auf die Verwaltung. Idealerweise sollte die Beratung mindestens einmal im Jahr zur Versammlung eingeladen werden, um die im Laufe des Jahres erzielten Ergebnisse und ihr abschließendes Gutachten vorzulegen, ob die Rechnungen und Verwaltungsakte der Verwaltung empfohlen, mit Vorbehalten empfohlen oder abgelehnt werden.
Prüfungen von Eigentumswohnungen folgen im Gegensatz zu Prüfungen von Managementsystemen von Unternehmen keinen spezifischen Normen. Qualitätsmanagementsysteme, die beispielsweise der ISO 9001:2015 entsprechen, Umweltmanagementsysteme gemäß ISO 14001:2015 oder Systeme für Arbeits- und Gesundheitsschutz gemäß ISO 45001:2018 erfordern regelmäßige Prüfungen, um nachzuweisen, dass das Managementsystem implementiert und aufrechterhalten wird. Solche Prüfungen müssen von internem Personal (internen Prüfungen) und mindestens einmal jährlich von Vertretern der Zertifizierungsstelle durchgeführt werden. Prüfungen von Eigentumswohnungen hingegen können in vom Eigentümer selbst festgelegten Abständen durchgeführt werden, ohne dass Zertifizierungsstellen oder andere erforderlich sind. Gute Compliance-Praktiken empfehlen jedoch, dass solche Prüfungen unabhängig durchgeführt werden, d. h. von Fachleuten, die weder Bewohner noch persönliche oder berufliche Verbindungen zum Verwalter, Mitarbeitern oder Bewohnern haben.
Die Durchführung solcher Prüfungen bringt nicht nur Sicherheit für die Bewohner und Ruhe für den Verwalter in Bezug auf die Genehmigung seiner Rechnungen, sondern kann auch Verbesserungen in der Eigentumswohnungsverwaltung selbst vorschlagen. Es ist sehr üblich, dass Einkäufe auf der Grundlage eines einzigen Angebots getätigt werden, was für die administrative Verantwortung nicht ratsam ist, aber Nichtkonformitäten können nicht beanstandet werden, wenn keine formelle Vorgehensweise diese Praxis festlegt.
Prüfungen können als Verbesserungswerkzeuge eingesetzt werden, wodurch die Verwaltung professioneller und weniger abhängig von persönlichen Entscheidungen und Handlungen des Verwalters wird. Angesichts der rechtlichen Auswirkungen, die der Verwalter in seiner Verwaltung erfahren kann, ist es wichtig, dass die Aktivitäten dokumentiert und allen bekannt sind, wodurch die Verwaltung transparent und angemessen wird. Es sei daran erinnert, dass in vielen Eigentumswohnungen der Verwalter auch ein Bewohner ist und, falls es sich um einen professionellen Verwalter handelt, seine Verwaltung von den Bewohnern ohne Zweifel an seiner Integrität begleitet werden sollte.
Die Beauftragung einer professionellen Prüfung von Eigentumswohnungen ist weitaus erschwinglicher, als man denkt, insbesondere wenn man die Ruhe bedenkt, die man durch die Präsentation der Ergebnisse vor der Bewohnerversammlung erhält, was sie zu einer äußerst rentablen Investition im Verhältnis zu ihren Kosten macht.
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