Die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften wird zunehmend professioneller und lässt keinen Raum für Amateure. Viele Eigentümergemeinschaften, die sich noch nicht für professionelle Verwalter entscheiden, behalten Bewohner in ihren Verwaltungsfunktionen, aber unabhängig davon, welche Form die Bewohner für ihr Management als am besten geeignet erachten, ist eine professionelle Managementmethodik erforderlich.
Die Verwaltung einer Eigentümergemeinschaft gleicht heutzutage einem Unternehmen: Da der Verwalter eine Reihe von Verantwortlichkeiten gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch hat und für die Handlungen, Ausgaben sowie die finanzielle und administrative Verwaltung der Eigentümergemeinschaft haftet, ähnelt seine Funktion stark der eines Managers oder Vertreters eines Unternehmens.
Bei so vielen Anliegen, die die Verwaltung von Eigentümergemeinschaften betreffen, ist es wichtig, Verfahren für die routinemäßigen Aktivitäten zu standardisieren und festzulegen, die von Mitarbeitern, Dienstleistern und für die Beziehung zu den Bewohnern durchgeführt werden. Neben der Standardisierung der täglichen Aktivitäten tragen solche Verfahren dazu bei, das Gefühl der Unpersönlichkeit in der Verwaltung zu erhöhen und bewährte Praktiken der Corporate Governance zu fördern.
Obwohl ein Verwalter für eine festgelegte Amtszeit gewählt wird oder ein professioneller Verwalter für einen bestimmten Zeitraum beauftragt wird, ist es wichtig, die Verwaltung nach dem Grundsatz der Unpersönlichkeit zu professionalisieren, d. h. Standardverfahren für Aktivitäten wie den Erwerb von Produkten und Dienstleistungen, die Entwicklung und Kontrolle von Lieferanten, Sicherheitsverfahren, die Verwaltung des Portiers, die Wartung und Instandhaltung von Gemeinschaftsbereichen, die Bearbeitung und Registrierung von Beschwerden von Bewohnern, den Empfang von Paketen usw. zu erstellen, zu genehmigen und zu befolgen. Auf diese Weise ist der Verwalter nicht mehr für die Art und Weise verantwortlich, wie eine Beschwerde beispielsweise registriert wird, da unabhängig davon, wer die Funktion ausübt, die bereits genehmigte Methodik befolgt wird.
Die Ausarbeitung solcher Verfahren erfordert jedoch die Abbildung der Prozesse der Eigentümergemeinschaft, die von Fall zu Fall variieren. Vertikale Eigentümergemeinschaften unterscheiden sich in verschiedenen Prozessen von horizontalen, ebenso wie die Ausführung derer, die in beiden vorhanden sind (wie z. B. der Portier), ebenso wie jeder Prozess in jeder Eigentümergemeinschaft anders durchgeführt wird (die Parameter für den Empfang von Paketen und die Behandlung von Besuchen können beispielsweise in verschiedenen Gebäuden unterschiedlich sein).
Die Anwendung etablierter Managementkonzepte wie der Norm ISO 9001 erleichtert die Abbildung von Prozessen in jedem Fall. Obwohl es nicht notwendig ist, die Anforderungen der Norm für eine Eigentümergemeinschaft zu befolgen, erleichtert die Ausarbeitung von Verfahren durch die Abbildung von Prozessen durch einen qualifizierten und erfahrenen Fachmann deren Vorbereitung und die Erfüllung der Bedürfnisse der Bewohner.
Sobald Verfahren für alltägliche Aktivitäten genehmigt und die Beteiligten entsprechend geschult sind, müssen Mitarbeiter und Bewohner den Verwalter nicht mehr für einfache Angelegenheiten kontaktieren, da diese bereits in einem Verfahren vorgesehen sind und die Diskussion sich nur noch um die Einhaltung oder Nichteinhaltung der festgelegten Regeln dreht. Je robuster das implementierte Verfahrenspaket ist, desto weniger muss sich der Verwalter mit alltäglichen Angelegenheiten befassen, da sowohl Mitarbeiter als auch Bewohner die zu befolgende Methodik kennen.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Verfahren, da sie alltägliche Aktivitäten beschreiben, hierarchisch unter der Hausordnung der Eigentümergemeinschaft stehen, ohne jedoch deren Bürokratie für die Überprüfung zu haben. Administrative und operative Tätigkeiten, die in Verfahren beschrieben werden können, ohne dass die Hausordnung geändert werden muss, können einfacher geändert und genehmigt werden.
Bei der Definition der Prozessabbildung der Eigentümergemeinschaft ist es auch wichtig, Wirksamkeits- und Effizienzindikatoren für jeden von ihnen festzulegen, damit der Verwalter ein professionelleres Management betreiben kann, ohne sich mit geringfügigen Angelegenheiten befassen zu müssen. Wie in einem Unternehmen muss der Manager wissen, wie die Leistung jedes der ihm unterstellten Prozesse ist, um so die Effizienz seines Managements zu verbessern und schnell kritische Punkte zu identifizieren, die sofortige Korrekturmaßnahmen erfordern.
Mit gut definierten Prozessen und standardisierten Verfahren, verbunden mit einem gut verwalteten Satz von Indikatoren, ist es möglich, regelmäßige Audits durchzuführen, um die Einhaltung der festgelegten Verfahren durch Mitarbeiter, Bewohner und Besucher zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Die Ergebnisse dieser Audits tragen zu einer besseren Kommunikation mit den Bewohnern bei, wenn die Leistung der Prozesse während des Bewertungszeitraums präsentiert wird.
Eine professionelle Sicht auf die Prozesse der Eigentümergemeinschaft hilft, einen besseren Service für die Bewohner, mehr Ruhe für das Verwaltungsteam und mehr Regelmäßigkeit für Lieferanten und Dienstleister zu bieten, da mit klaren und gut etablierten Regeln alle Anbieter wissen, wie sie mit dem Projekt umgehen sollen. Ein gut etablierter Prozess für das Lieferantenmanagement erleichtert auch die Auswahl und Zulassung neuer Lieferanten sowie die Überwachung der Leistung aktueller Lieferanten und Dienstleister, was es dem Verwalter ermöglicht, Leistungsziele festzulegen und regelmäßige Messungen einzubeziehen, die mögliche Vertragsauflösungen aufgrund schlechter Leistung oder Nichteinhaltung von Vertragsklauseln rechtfertigen.
Kontaktieren Sie uns für ein Bewertungsgespräch, wir können ein Paket aus Prozessen, Verfahren und Leistungsindikatoren anpassen, das den Bedürfnissen Ihrer Eigentümergemeinschaft entspricht. Unsere Dienstleistungen können die Erstellung von Dokumenten, Schulungen und die Kommunikation für Bewohner, Mitarbeiter und Lieferanten, die Erstellung von Indikatoren und regelmäßige Audits umfassen. Wir haben Pakete, die an die Bedürfnisse Ihrer Eigentümergemeinschaft angepasst werden können!