A complexidade do dia a dia em um condomínio, qualquer que seja seu porte, requer a profissionalização da metodologia de gestão empregada. As questões legais que se colocam diante dos administradores requerem que todas as ações do síndico e da equipe de administração sejam pautadas pelo profissionalismo, integridade e coerência com as decisões das assembleias, além de demonstrar a probidade dos administradores.
Durante o ano é recomendável que se realizem auditorias periódicas nas contas, livros, notas fiscais e atos administrativos da gestão do condomínio, facilitando assim a comprovação diante dos moradores. Na Assembleia Geral anual para revisar o valor da taxa condominial – um assunto sempre polêmico diante dos moradores – a submissão dos cálculos e necessidades financeiras a um processo independente de auditoria traz a segurança a toda a comunidade envolvida sobre a correção dos valores propostos e a probidade da administração.
Conforme a norma ABNT NBR ISO 19011:2018 a auditoria é um “processo sistemático, independente e documentado para obter evidência objetiva e avaliá-la objetivamente, para determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos”. Logo, a realização de uma auditoria condominial deve ser conduzida de forma independente, por uma empresa sem vínculos com o condomínio ou seus moradores, que tenha a liberdade de apontar eventuais não conformidades em relação às comprovações de despesas e ações decididas nas assembleias junto aos moradores.
Cabe ao auditor avaliar, mês a mês, as notas fiscais de produtos e serviços adquiridos e contratados pela gestão, bem como avaliar as ações e prazos das atividades decididas nas atas das assembleias. Ao término da auditoria, que deve ser realizada de forma periódica, a gestão do condomínio recebe um relatório com o parecer do auditor sobre o atendimento ou não das decisões ali reportadas, bem como da lisura das despesas realizadas.
Embora seja uma decisão que cabe a cada gestão de condomínio, não há uma frequência determinada para a realização das auditorias. No entanto, quanto maior sua frequência, mais simples se tornam as ações corretivas e menor a extensão do impacto que eventuais não conformidades tenham sobre a administração. O ideal é que, no mínimo, uma vez ao ano a consultoria seja convidada a participar da assembleia para apresentar os resultados obtidos durante o ano e o seu parecer final, se as contas e atos administrativos da gestão estão recomendados, recomendados com ressalvas ou reprovados.
As auditorias condominiais, diferentemente das auditorias realizadas em sistemas de gestão de empresas, não seguem normas específicas. Os sistemas de gestão da qualidade, aderentes, por exemplo, à ISO 9001:2015, ou de gestão ambiental, regidas pela ISO 14001:2015 ou de gestão de saúde e segurança ocupacional, conforme a ISO 45001:2018, requerem a realização de auditorias periódicas para a comprovação de que o sistema de gestão está implementado e mantido. Tais auditorias devem ser realizadas por pessoal interno (auditorias internas) e, no mínimo uma vez por ano, por representantes do organismo certificador. Já as auditorias condominiais podem ser realizadas em frequências estabelecidas pelo próprio condomínio, sem necessidade de organismos certificadores ou outros. As boas práticas de compliance, no entanto, recomendam que tais auditorias sejam realizadas de forma independente, ou seja, por profissionais que não sejam moradores nem tenham vínculos pessoais ou profissionais com o síndico, funcionários ou moradores
A realização de tais auditorias, além de trazer segurança para os moradores e tranquilidade para o síndico em relação à aprovação de suas contas, também pode propor melhorias na própria gestão do condomínio; é muito comum que compras sejam realizadas a partir de uma única cotação – o que não é recomendável para efeitos de responsabilidade administrativa – mas não conformidades não podem ser apontadas caso não haja um procedimento formal estabelecendo esta prática.
As auditorias podem ser utilizadas como ferramentas de melhoria, tornando a gestão mais profissionalizada e menos dependente das decisões e ações pessoais do síndico; considerando-se as implicações legais que o síndico pode sofrer em sua gestão, é importante que as atividades sejam documentadas e de conhecimento de todos, fazendo com que a gestão seja transparente e adequada. Vale lembrar que, em muitos condomínios, o síndico é também um morador e, caso seja um síndico profissional, sua gestão deve ser acompanhada pelos moradores sem dúvidas em relação à sua integridade.
A contratação de uma auditoria condominial profissional é muito mais acessível do que se imagina, principalmente ao se considerar a tranquilidade que se obtém na demonstração dos resultados à assembleia de moradores, tornando-se, portanto, um investimento extremamente viável em relação ao seu custo.
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