L'importanza delle verifiche condominiali

La complessità della gestione quotidiana di un condominio, indipendentemente dalle sue dimensioni, richiede una professionalizzazione delle metodologie impiegate. Le questioni legali che si presentano agli amministratori impongono che tutte le azioni del sindaco e del team di gestione siano improntate a professionalità, integrità e coerenza con le decisioni assembleari, oltre a dimostrare la probità degli amministratori.
Durante l'anno è consigliabile effettuare verifiche periodiche sui conti, sui libri contabili, sulle fatture e sugli atti amministrativi della gestione condominiale, facilitando così la rendicontazione ai residenti. Nell'Assemblea Generale annuale per la revisione del valore della quota condominiale, l'argomento è sempre controverso tra i residenti, e la sottomissione dei calcoli e delle necessità finanziarie a un processo di verifica indipendente apporta sicurezza all'intera comunità coinvolta riguardo alla correttezza dei valori proposti e alla probità dell'amministrazione.
Secondo la norma ABNT NBR ISO 19011:2018, la verifica è un processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenze oggettive e valutarle obiettivamente, al fine di determinare in quale misura i criteri di verifica siano soddisfatti. Pertanto, la conduzione di una verifica condominiale deve essere effettuata in modo indipendente, da un'azienda senza legami con il condominio o i suoi residenti, che abbia la libertà di segnalare eventuali non conformità rispetto alle giustificazioni delle spese e alle azioni decise nelle assemblee con i residenti.
Spetta al verificatore valutare, mese per mese, le fatture per i prodotti e i servizi acquistati e contrattati dalla gestione, nonché valutare le azioni e le tempistiche delle attività decise nei verbali delle assemblee. Al termine della verifica, che dovrebbe essere effettuata periodicamente, la gestione del condominio riceve un rapporto con il parere del verificatore sull'adempimento o meno delle decisioni riportate, nonché sulla regolarità delle spese sostenute.
Sebbene sia una decisione che spetta a ogni gestione condominiale, non esiste una frequenza determinata per l'effettuazione delle verifiche. Tuttavia, maggiore è la frequenza, più semplici diventano le azioni correttive e minore è l'impatto che eventuali non conformità possono avere sull'amministrazione. L'ideale è che, almeno una volta all'anno, la consulenza venga invitata a partecipare all'assemblea per presentare i risultati ottenuti durante l'anno e il suo parere finale, indicando se i conti e gli atti amministrativi della gestione sono raccomandati, raccomandati con riserva o respinti.
Le verifiche condominiali, a differenza delle verifiche effettuate nei sistemi di gestione aziendale, non seguono norme specifiche. I sistemi di gestione della qualità, conformi, ad esempio, alla ISO 9001:2015, o di gestione ambientale, disciplinati dalla ISO 14001:2015, o di gestione della salute e sicurezza sul lavoro, secondo la ISO 45001:2018, richiedono l'effettuazione di verifiche periodiche per comprovare che il sistema di gestione sia implementato e mantenuto. Tali verifiche devono essere effettuate da personale interno (verifiche interne) e, almeno una volta all'anno, da rappresentanti dell'organismo di certificazione. Le verifiche condominiali, invece, possono essere effettuate a frequenze stabilite dal condominio stesso, senza la necessità di organismi di certificazione o altri. Le buone pratiche di compliance, tuttavia, raccomandano che tali verifiche siano effettuate in modo indipendente, ovvero da professionisti che non siano residenti né abbiano legami personali o professionali con il sindaco, i dipendenti o i residenti.
L'effettuazione di tali verifiche, oltre a garantire sicurezza ai residenti e tranquillità al sindaco riguardo all'approvazione dei suoi conti, può anche proporre miglioramenti nella gestione del condominio stesso; è molto comune che gli acquisti vengano effettuati sulla base di una singola quotazione, il che non è raccomandabile ai fini della responsabilità amministrativa, ma non si possono segnalare non conformità se non esiste una procedura formale che stabilisca tale pratica.
Le verifiche possono essere utilizzate come strumenti di miglioramento, rendendo la gestione più professionalizzata e meno dipendente dalle decisioni e azioni personali del sindaco; considerando le implicazioni legali che il sindaco può subire nella sua gestione, è importante che le attività siano documentate e di conoscenza di tutti, facendo sì che la gestione sia trasparente e adeguata. Vale la pena ricordare che, in molti condomini, il sindaco è anche un residente e, nel caso sia un sindaco professionista, la sua gestione deve essere accompagnata dai residenti senza dubbi sulla sua integrità.
L'assunzione di una verifica condominiale professionale è molto più accessibile di quanto si pensi, soprattutto se si considera la tranquillità che si ottiene nel presentare i risultati all'assemblea dei residenti, diventando quindi un investimento estremamente valido in relazione al suo costo.
Contattateci e scoprite i nostri servizi, abbiamo pacchetti che possono essere personalizzati in base alle esigenze del vostro condominio!