La importancia de las auditorías de condominios

La complejidad del día a día en un condominio, sin importar su tamaño, exige la profesionalización de la metodología de gestión. Las cuestiones legales que enfrentan los administradores requieren que todas las acciones del síndico y su equipo se basen en el profesionalismo, la integridad y la coherencia con las decisiones de las asambleas, además de demostrar la probidad de los administradores.
Durante el año, se recomienda realizar auditorías periódicas de las cuentas, libros, facturas y actos administrativos de la gestión del condominio, facilitando así la comprobación ante los residentes. En la Asamblea General anual para revisar el monto de la cuota de condominio, este es un tema siempre polémico entre los residentes, y la presentación de los cálculos y necesidades financieras a un proceso independiente de auditoría brinda seguridad a toda la comunidad involucrada sobre la corrección de los montos propuestos y la probidad de la administración.
Según la norma ABNT NBR ISO 19011:2018, la auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencia objetiva y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar la extensión en la que se cumplen los criterios de auditoría. Por lo tanto, la realización de una auditoría de condominio debe ser conducida de forma independiente, por una empresa sin vínculos con el condominio o sus residentes, que tenga la libertad de señalar posibles no conformidades en relación con las comprobaciones de gastos y acciones decididas en las asambleas con los residentes.
Corresponde al auditor evaluar, mes a mes, las facturas de productos y servicios adquiridos y contratados por la gestión, así como evaluar las acciones y plazos de las actividades decididas en las actas de las asambleas. Al finalizar la auditoría, que debe realizarse de forma periódica, la administración del condominio recibe un informe con la opinión del auditor sobre el cumplimiento o no de las decisiones allí reportadas, así como de la transparencia de los gastos realizados.
Aunque es una decisión que corresponde a cada administración de condominio, no existe una frecuencia determinada para la realización de las auditorías. Sin embargo, cuanto mayor sea su frecuencia, más sencillas se vuelven las acciones correctivas y menor la extensión del impacto que las posibles no conformidades tengan sobre la administración. Lo ideal es que, como mínimo, una vez al año se invite a la consultoría a participar en la asamblea para presentar los resultados obtenidos durante el año y su opinión final, si las cuentas y actos administrativos de la gestión son recomendados, recomendados con reservas o reprobados.
Las auditorías de condominios, a diferencia de las auditorías realizadas en sistemas de gestión de empresas, no siguen normas específicas. Los sistemas de gestión de calidad, adherentes, por ejemplo, a la ISO 9001:2015, o de gestión ambiental, regidas por la ISO 14001:2015, o de gestión de salud y seguridad ocupacional, conforme a la ISO 45001:2018, requieren la realización de auditorías periódicas para la comprobación de que el sistema de gestión está implementado y mantenido. Dichas auditorías deben ser realizadas por personal interno (auditorías internas) y, como mínimo una vez al año, por representantes del organismo certificador. En cambio, las auditorías de condominios pueden realizarse en frecuencias establecidas por el propio condominio, sin necesidad de organismos certificadores u otros. Las buenas prácticas de cumplimiento, sin embargo, recomiendan que tales auditorías se realicen de forma independiente, es decir, por profesionales que no sean residentes ni tengan vínculos personales o profesionales con el síndico, empleados o residentes.
La realización de tales auditorías, además de brindar seguridad a los residentes y tranquilidad al síndico en relación con la aprobación de sus cuentas, también puede proponer mejoras en la propia gestión del condominio; es muy común que las compras se realicen a partir de una sola cotización, lo cual no es recomendable para efectos de responsabilidad administrativa, pero las no conformidades no pueden señalarse si no existe un procedimiento formal que establezca esta práctica.
Las auditorías pueden ser utilizadas como herramientas de mejora, haciendo la gestión más profesionalizada y menos dependiente de las decisiones y acciones personales del síndico; considerando las implicaciones legales que el síndico puede enfrentar en su gestión, es importante que las actividades sean documentadas y de conocimiento de todos, haciendo que la gestión sea transparente y adecuada. Cabe recordar que, en muchos condominios, el síndico es también un residente y, si es un síndico profesional, su gestión debe ser supervisada por los residentes sin dudas sobre su integridad.
La contratación de una auditoría de condominio profesional es mucho más accesible de lo que se imagina, principalmente al considerar la tranquilidad que se obtiene al demostrar los resultados a la asamblea de residentes, convirtiéndose, por lo tanto, en una inversión extremadamente viable en relación con su costo.
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