Управление кондоминиумами становится все более профессиональным, не оставляя места для дилетантства. Многие кондоминиумы, которые еще не нанимают профессиональных управляющих, по-прежнему полагаются на жителей для выполнения управленческих функций. Однако, независимо от того, какой метод управления жители считают наиболее подходящим, необходима профессиональная методология управления.
Управление кондоминиумом сегодня приближается к управлению компанией: поскольку управляющий несет ряд обязанностей, установленных Гражданским кодексом, и несет ответственность за действия, расходы, а также за финансовое и административное управление кондоминиумом, его функция очень похожа на функцию менеджера или представителя компании.
При таком количестве забот, связанных с управлением кондоминиумом, важно стандартизировать и установить процедуры для рутинных действий, выполняемых сотрудниками, поставщиками услуг, а также для взаимодействия с жителями. Помимо стандартизации повседневных действий, такие процедуры способствуют повышению чувства беспристрастности в управлении и улучшению практики корпоративного управления.
Хотя управляющий избирается на определенный срок или нанимается профессиональный управляющий на установленный период, важно профессионализировать управление на основе принципа беспристрастности, то есть создавать, утверждать и следовать стандартным процедурам для таких видов деятельности, как закупка товаров и услуг, разработка и контроль поставщиков, процедуры безопасности, управление пропускным режимом, техническое обслуживание и уход за общими зонами, прием и регистрация жалоб жителей, прием посылок и т. д. Таким образом, управляющий перестает быть ответственным за то, как регистрируется жалоба, например, поскольку, кем бы ни был человек на этой должности, будет следовать уже утвержденной методологии.
Разработка таких процедур, однако, требует картирования процессов кондоминиума, которые варьируются от случая к случаю. Вертикальные кондоминиумы отличаются от горизонтальных по многим процессам, а также по выполнению тех, которые существуют в обоих (например, пропускной режим), точно так же, как каждый процесс выполняется по-разному в каждом кондоминиуме (параметры приема посылок и обслуживания посетителей, например, могут отличаться в разных зданиях).
Использование признанных концепций систем менеджмента, таких как стандарт ISO 9001, облегчает картирование процессов в каждом случае. Хотя нет необходимости следовать требованиям стандарта для кондоминиума, разработка процедур путем картирования процессов квалифицированным и опытным специалистом облегчает их подготовку и удовлетворение потребностей жителей.
С момента утверждения процедур для повседневной деятельности, с соответствующим обучением вовлеченных сторон, сотрудники и жители больше не должны обращаться к управляющему для решения простых вопросов, поскольку они уже предусмотрены процедурой, и обсуждение сводится только к соблюдению или несоблюдению установленных норм. Чем более надежен набор внедренных процедур, тем меньше управляющему придется вмешиваться в рутинные вопросы, поскольку как сотрудники, так и жители будут знать методологию, которой следует придерживаться.
Важно отметить, что процедуры, описывая повседневную деятельность, находятся иерархически ниже внутреннего устава кондоминиума, но без его бюрократии для пересмотра. Административные и операционные мероприятия, которые могут быть описаны в процедурах без необходимости изменения устава, могут быть изменены и утверждены более простым способом.
При определении картирования процессов кондоминиума важно также установить показатели эффективности и результативности для каждого из них, что позволит управляющему осуществлять более профессиональное управление без необходимости вмешиваться в вопросы меньшего значения. Как и в компании, менеджер должен знать, как работают каждый из процессов, находящихся под его ответственностью, тем самым повышая эффективность своего управления и быстро выявляя точки внимания, требующие немедленных корректирующих действий.
При четко определенных процессах и стандартизированных процедурах, связанных с набором хорошо управляемых показателей, возможно проведение периодических аудитов для оценки соблюдения сотрудниками, жителями и посетителями установленных процедур, а также для выявления возможностей для улучшения. Результаты этих аудитов способствуют лучшему информированию жителей, когда представляются показатели эффективности процессов за оцениваемый период.
Профессиональный взгляд на процессы кондоминиума помогает обеспечить лучший сервис для жителей, большее спокойствие для административной команды и большую регулярность для поставщиков и поставщиков услуг, поскольку при четких и хорошо установленных правилах все поставщики знают, как взаимодействовать с предприятием. Хорошо налаженный процесс управления поставщиками также облегчает деятельность по отбору и утверждению новых поставщиков и мониторингу производительности текущих поставщиков и поставщиков услуг, позволяя управляющему устанавливать целевые показатели производительности и включать периодические измерения, которые оправдывают возможные расторжения контрактов из-за их плохой производительности или несоблюдения договорных условий.
Свяжитесь с нами для оценочной встречи, мы можем разработать индивидуальный пакет процессов, процедур и показателей эффективности, отвечающий потребностям вашего кондоминиума. Наши услуги могут включать разработку документации, обучение и информирование жителей, сотрудников и поставщиков, разработку показателей и периодические аудиты. У нас есть пакеты, которые могут быть адаптированы к потребностям вашего кондоминиума!