Важность проведения аудита в кондоминиумах

Сложность повседневной жизни в кондоминиуме, независимо от его размера, требует профессионального подхода к управлению. Юридические вопросы, с которыми сталкиваются управляющие, требуют, чтобы все действия управляющего и команды администрации были основаны на профессионализме, добросовестности и соответствии решениям собраний, демонстрируя при этом честность управляющих.
В течение года рекомендуется проводить периодические аудиты счетов, книг, счетов-фактур и административных действий управления кондоминиумом, чтобы облегчить подтверждение перед жильцами. На ежегодном общем собрании для пересмотра размера членских взносов всегда возникает спорный вопрос среди жильцов, и представление расчетов и финансовых потребностей независимому аудиту обеспечивает безопасность всего сообщества относительно правильности предложенных сумм и честности администрации.
Согласно стандарту ABNT NBR ISO 19011:2018, аудит — это систематический, независимый и документированный процесс получения объективных свидетельств и их объективной оценки для определения степени соответствия критериям аудита. Таким образом, аудит кондоминиума должен проводиться независимо компанией, не связанной с кондоминиумом или его жильцами, которая имеет свободу указывать на любые несоответствия в подтверждении расходов и действиях, принятых на собраниях жильцов.
Аудитор должен оценивать ежемесячно счета-фактуры за товары и услуги, приобретенные и заключенные управлением, а также оценивать действия и сроки мероприятий, принятых в протоколах собраний. По завершении аудита, который должен проводиться периодически, управляющая компания кондоминиума получает отчет с заключением аудитора о соблюдении или несоблюдении указанных там решений, а также о законности произведенных расходов.
Хотя это решение остается за каждым управляющим кондоминиумом, не существует определенной периодичности проведения аудитов. Однако чем выше их частота, тем проще становятся корректирующие действия и тем меньше влияние любых несоответствий на управление. В идеале, как минимум, раз в год консалтинговая компания должна быть приглашена для участия в собрании, чтобы представить результаты, полученные в течение года, и свое окончательное заключение о том, рекомендованы ли счета и административные действия управления, рекомендованы с оговорками или отклонены.
Аудиты кондоминиумов, в отличие от аудитов систем менеджмента компаний, не следуют конкретным стандартам. Системы менеджмента качества, соответствующие, например, ISO 9001:2015, или системы экологического менеджмента, регулируемые ISO 14001:2015, или системы менеджмента охраны труда и промышленной безопасности, согласно ISO 45001:2018, требуют проведения периодических аудитов для подтверждения того, что система менеджмента внедрена и поддерживается. Такие аудиты должны проводиться внутренним персоналом (внутренние аудиты) и, по крайней мере, один раз в год представителями сертифицирующего органа. Аудиты кондоминиумов могут проводиться с периодичностью, установленной самим кондоминиумом, без необходимости в сертифицирующих органах или других. Однако лучшие практики соответствия рекомендуют проводить такие аудиты независимо, то есть профессионалами, которые не являются жильцами и не имеют личных или профессиональных связей с управляющим, сотрудниками или жильцами.
Проведение таких аудитов, помимо обеспечения безопасности для жильцов и спокойствия управляющего в отношении утверждения его счетов, также может способствовать улучшению самого управления кондоминиумом; очень часто закупки осуществляются на основе одной котировки, что не рекомендуется для целей административной ответственности, но несоответствия не могут быть указаны, если нет формальной процедуры, устанавливающей такую практику.
Аудиты могут использоваться как инструменты улучшения, делая управление более профессиональным и менее зависимым от личных решений и действий управляющего; учитывая юридические последствия, которые управляющий может понести в своем управлении, важно, чтобы деятельность была документирована и известна всем, делая управление прозрачным и адекватным. Стоит помнить, что во многих кондоминиумах управляющий также является жильцом, и если он является профессиональным управляющим, его управление должно сопровождаться жильцами без сомнений в его честности.
Наем профессионального аудитора кондоминиумов гораздо доступнее, чем кажется, особенно если учесть спокойствие, которое достигается при представлении результатов собранию жильцов, что делает его чрезвычайно выгодным вложением по сравнению с его стоимостью.
Свяжитесь с нами и узнайте о наших услугах, у нас есть пакеты, которые могут быть адаптированы к потребностям вашего кондоминиума!